Een CRM-migratie is geen alledaags project. Het is een unieke kans om je fondsenwerving te professionaliseren, maar ook een klus waarbij veel komt kijken. Vanuit onze rol bij diverse migraties zien we steeds dezelfde valkuilen én succesfactoren. Daarom delen we onze tips en tops graag met je. Zodat jij straks soepel overgaat én beter werkt.
1. Denk na over welke data je écht wilt meenemen 🧠
Niet alle data is even waardevol om over te zetten. Breng vooraf in kaart welke informatie je echt nodig hebt voor je werkprocessen en rapportages. En denk ook aan systeemvelden: het is bijvoorbeeld zonde als al je relaties ineens een aanmaakdatum ná de migratie krijgen. Je kunt dit eenvoudig voorkomen door systeemvelden bewust te overschrijven met historische data.
2. Vorm je eigen migratie-dreamteam 🚀
Een CRM-migratie doe je niet alleen. Stel een team samen van mensen die:
- De oude datastructuur en werkpraktijk goed kennen
- Begrijpen hoe datamodellen en systemen werken
- Een goed beeld hebben van wat het nieuwe systeem moet ondersteunen
- Verschillende afdelingen vertegenwoordigen
👥 Een diverse mix van dataspecialisten, kritische eindgebruikers en procesdenkers voorkomt blinde vlekken én versnelt de acceptatie van het nieuwe systeem.
3. Zorg voor schone, consistente data 🧹
Je neemt je eigen data mee — en dus ook je eigen rommel. Vervuilde gegevens (zoals foutieve e-mailadressen, dubbele machtigingen of inconsistente IBAN’s) zorgen ervoor dat je in je nieuwe systeem tegen dezelfde problemen aanloopt. Dus: schonen vóór je migreert. Wees realistisch en denk niet “dat doen we later wel”. Dat gebeurt namelijk zelden. 😉
4. Begin bij je werkprocessen, niet bij de knoppen 🧭
Laat je niet alleen leiden door wat het nieuwe systeem kan, maar begin bij wat jij als organisatie nodig hebt. Een CRM-systeem is er om jouw processen te ondersteunen — niet andersom. Het is verleidelijk om mee te gaan in alle extra’s (“een veldje hier, een optie daar”), maar stel jezelf steeds de vraag: ‘wat hebben we écht nodig om professioneler te werken?’
5. Denk aan de toekomst van je campagnes en rapportages 📊
Een goede campagnestructuur is essentieel. Deze structuur keert overal terug: bij relaties, giften, machtigingen… Een fout aan het begin betekent eindeloos puzzelen achteraf. Gebruik vaste lagen in je hiërarchie en leg alleen data vast op de onderste (meest gedetailleerde) laag. Werk met een codeboek zodat je ook in de toekomst consistent blijft.
En: vergeet niet dat je voor rapportages andere data nodig hebt dan voor je dagelijks gebruik. Bijvoorbeeld: je CRM werkt prima zonder historische giften, maar je analyses niet.
6. Denk vooruit: koppel wat je koppelen kunt 🔗
Een CRM is geen eiland. Wil je straks soepel kunnen mailen, factureren of campagnes draaien? Check dan nu alvast of je marketingtools, financiële software of andere systemen makkelijk kunnen koppelen.
7. Test alsof je leven ervan afhangt 🔍
Oké, dat is wat overdreven. Maar: test wél grondig. Voor je live gaat, wil je zeker weten dat:
- De data correct en volledig is overgekomen
- Alles op de juiste plek staat
- Het systeem functioneert zoals verwacht
Richt een testruimte in waar je alles veilig kunt uitproberen — vóórdat het live gaat en collega’s (of donateurs) ermee aan de slag gaan.
8. Begin pas met datamigratie als je inrichting (bijna) klaar is 🚧
Te vroeg beginnen met migreren is vragen om problemen. Pas als je CRM-systeem (of in elk geval het relevante deel) ingericht is, kun je goed bepalen waar je data heen moet. Anders ben je achteraf constant bezig met fixen en aanpassen — en dat is zonde van je tijd én van de datakwaliteit.
Tot slot: kies de juiste partner 🤝
Een laatste – misschien wel de belangrijkste – tip: kies een migratiepartner die snapt hoe fondsenwerving werkt. Die begrijpt waarom dat ene veld met “Eerste giftbedrag” belangrijk is, of waarom campagnestructuren geen sluitpost zijn.
Wil je sparren over je eigen migratieplannen? Of ben je al halverwege en loop je vast op datavraagstukken? Wij denken graag met je mee, zodat je nieuwe CRM ook echt werkt voor je fondsenwervingsteam.
Wij helpen je graag! Neem gerust contact op:
